Spajanje PDF fajlova u jedan dokument

Kako spojiti više PDF fajlova u jedan dokument

Postupak je uvek isti bez obzira na to koliko fajlova imate. Najpre u alat dodajte sve PDF-ove koje želite da spojite, klikom na dugme ili prevlačenjem fajlova u pregledač. Zatim ih poređajte po redu kojim će se stranice naći u konačnom dokumentu. Redosled nije kozmetička stvar: ako spajate ponudu sa prilozima, prilog mora doći posle ponude, a ne pre nje. Na kraju pokrenite spajanje i preuzmite gotov fajl.

Obratite pažnju na jednu stvar koju ljudi često previde: redosled se određuje po fajlovima, a ne po pojedinačnim stranicama. Ako vam iz jednog PDF-a treba samo treća strana, prvo izdvojite tu stranu, pa je onda dodajte u spisak za spajanje. Takođe, ako u istom dokumentu imate i portret i pejzaž orijentaciju, to je sasvim u redu, ali proverite kako izgleda na ekranu pre nego što pošaljete dokument dalje.

Šta je spajanje PDF fajlova i kada ga koristite

Spajanje PDF-a znači da se sve stranice iz više dokumenata kopiraju u jedan novi PDF, po redu koji vi odredite. Za razliku od štampanja u PDF ili skeniranja, ovde se ne menja sadržaj stranica: tekst ostaje tekst, slike ostaju slike, a linkovi i oznake unutar dokumenata uglavnom se zadržavaju.

Tipične situacije u kojima vam to treba:

• konkursna dokumentacija koja se sastoji od prijave, dokaza i izjava
• tender sa ponudom, tehničkom specifikacijom i prilozima
• ugovor sa aneksima i opštim uslovima
• skenirani dokumenti koje je skener sačuvao kao više odvojenih fajlova
• izveštaji po mesecima koje želite u jednom godišnjem dokumentu

Kod skeniranih dokumenata posebno je važno da svi delovi budu skenirani istom rezolucijom i u istoj orijentaciji, jer se razlike u veličini stranice vide kao neravnomerni okviri kada se dokument otvori.

Najčešće greške pri spajanju PDF-ova

Prva i najčešća greška je pogrešan redosled. Pre spajanja napravite kratak spisak u glavi ili na papiru: šta ide prvo, šta drugo, šta je poslednje. Druga greška je dupliranje stranica, koje se lako desi kada isti fajl dodate dva puta, a ne primetite to u spisku. Treća je spajanje dokumenta koji je zaštićen lozinkom: takav PDF mora prvo da se otključa, inače alat ne može da mu pročita stranice.

Evo kratke kontrolne liste pre nego što preuzmete spojen fajl:

1. Proverite da li su svi fajlovi na spisku i da nijedan nije dodat dvaput.
2. Proverite redosled, posebno kod dokumenata sa numerisanim prilozima.
3. Otvorite spojen PDF i listajte do kraja, jer se greške najčešće vide na prelazima između dokumenata.
4. Proverite da li su sve stranice iste veličine i orijentacije.

Stručni savet: ako dokument treba da ide na štampu ili u sudski spis, dodajte numeraciju stranica tek posle spajanja, na gotovom fajlu. Ako je numerišete pre spajanja, dobićete dva niza brojeva koji se ne poklapaju.

Kako sačuvati kvalitet i bezbednost dokumenata

Kvalitet se ne gubi zato što spajanje ne vrši ponovno kompresovanje stranica: sadržaj se kopira onakav kakav jeste. Do gubitka kvaliteta dolazi u drugim koracima, na primer kada skenirate u niskoj rezoluciji ili kada PDF pre spajanja "optimizujete" alatom koji agresivno smanjuje slike. Zato je najbolje da spajate originalne fajlove, a ne njihove prethodno sažete verzije.

Kada su u pitanju poverljivi dokumenti, obrada u pregledaču znači da fajl ne napušta vaš računar. To je važno kod ugovora, ponuda i finansijskih izveštaja. Ipak, imajte na umu da bezbednost zavisi i od okruženja: na zajedničkom ili javnom računaru preuzeti fajl ostaje u folderu za preuzimanje, pa ga posle rada obrišite.

Ako u firmi svakodnevno spajate i obrađujete stotine PDF-ova, ručni rad postaje usko grlo. EVI Solutions pravi automatizovana rešenja koja sama preuzimaju, sortiraju i spajaju dokumente po pravilima koja definišete, na primer po datumu ili nazivu klijenta.